CÔNG TY CỔ PHẦN GALAXY EDUCATION

QUY CHẾ THAM GIA CHƯƠNG TRÌNH ICANKID

Ban hành kèm theo Quyết định số      /2026/QĐ-GE ngày ..../9/2026 của Giám đốc

Phiên bản 1.0 – áp dụng từ ngày ..../9/2026

CHƯƠNG I. QUY ĐỊNH CHUNG

Điều 1. Phạm vi điều chỉnh và đối tượng áp dụng

1. Quy chế này quy định điều kiện, thủ tục tham gia, quyền và nghĩa vụ của các bên khi tham gia Chương trình ICANKID (sau đây gọi là “Chương trình”) do Công ty Cổ phần Galaxy Education (sau đây gọi là “Công ty”) phát triển, sở hữu và vận hành. Chương trình bổ trợ luyện nói tiếng Anh cho học sinh tiểu học từ lớp 1 đến lớp 5; không thay thế chương trình, sách giáo khoa, hoạt động dạy học hoặc kiểm tra, đánh giá chính khóa.
2. Quy chế áp dụng đối với:

• Giáo viên đăng ký tham gia với vai trò Coach – Người đồng hành ICANKID;
• Cha mẹ, người giám hộ đăng ký tham gia với vai trò Coach – Người đồng hành ICANKID;
• Người học và cha mẹ, người giám hộ của người học tham gia lớp trong Chương trình;
• Các cá nhân, tổ chức khác sử dụng ứng dụng, website và Teacher Hub của Chương trình.

1. Quy chế được đăng tải công khai trên website và trong ứng dụng của Chương trình. Người dùng phải xác nhận đã đọc và đồng ý với Quy chế cùng Chính sách bảo vệ dữ liệu cá nhân; sự đồng ý xử lý dữ liệu cá nhân được ghi nhận riêng theo Điều 15 trước khi được cấp tài khoản.

Điều 2. Giải thích từ ngữ

Điều 3. Nguyên tắc tham gia

1. Người học được sử dụng miễn phí các nội dung thuộc phạm vi Chương trình mà Công ty công bố. Không cá nhân nào được nhân danh Công ty yêu cầu người học hoặc người giám hộ thanh toán để được cấp mã, tài khoản, bài học hoặc kết quả học tập miễn phí.
2. Người đồng hành tham gia trên cơ sở tự nguyện, chủ động sắp xếp việc hỗ trợ học tập phù hợp với phạm vi Chương trình, điều kiện thực tế và quy định của cơ sở giáo dục, đơn vị công tác (nếu có). Nội dung triển khai thực tế và thỏa thuận riêng giữa các bên (nếu có) là căn cứ xác định quyền, nghĩa vụ và tính chất pháp lý của quan hệ giữa các bên.
3. Việc tham gia Chương trình không làm phát sinh quan hệ lao động, quan hệ đại lý hay quan hệ cộng tác viên bán hàng giữa Công ty và Người đồng hành.
4. Người đồng hành có thể được Công ty xem xét ghi nhận đóng góp theo Chương V của Quy chế này. Khoản ghi nhận không phải tiền công, tiền lương, không gắn với số lượng người đăng ký và không phải là cam kết chi trả của Công ty.
5. Công ty không thu bất kỳ khoản tiền nào từ Người đồng hành khi đăng ký hoặc trong quá trình tham gia.
6. Việc triển khai tại trường học phải phù hợp kế hoạch của nhà trường và được đơn vị có thẩm quyền chấp thuận khi pháp luật hoặc quy định nội bộ yêu cầu. Không bắt buộc học sinh tham gia; kết quả trên ứng dụng chỉ phục vụ luyện tập và không mặc nhiên là điểm chính khóa.

CHƯƠNG II. ĐIỀU KIỆN VÀ THỦ TỤC THAM GIA

Điều 4. Điều kiện chung đối với Người đồng hành

1. Là công dân Việt Nam hoặc người nước ngoài cư trú hợp pháp tại Việt Nam, đủ 18 tuổi trở lên, có đầy đủ năng lực hành vi dân sự.
2. Cung cấp thông tin đăng ký trung thực, đầy đủ và chịu trách nhiệm về tính chính xác của thông tin.
3. Có thiết bị và kết nối internet phù hợp để sử dụng các công cụ đã được Công ty triển khai và hỗ trợ người học trong phạm vi được cấp quyền.
4. Cam kết tuân thủ Quy chế này, Chính sách bảo vệ dữ liệu cá nhân và các hướng dẫn vận hành của Chương trình.
5. Không thuộc trường hợp đã bị Công ty thu hồi quyền tham gia Chương trình.

Điều 5. Điều kiện riêng đối với Người đồng hành là giáo viên, hoặc sinh viên sư phạm

1. Đang giảng dạy tại cơ sở giáo dục, hoặc là giáo viên đã nghỉ hưu, giáo viên tự do, sinh viên sư phạm năm cuối có khả năng hướng dẫn người học tiểu học.
2. Giáo viên cung cấp thông tin về đơn vị công tác, môn giảng dạy và số lớp đang phụ trách (nếu có); sinh viên sư phạm năm cuối cung cấp thông tin về cơ sở đào tạo, chuyên ngành và năm học.
3. Giáo viên bảo đảm việc tham gia phù hợp với quy định của đơn vị công tác và pháp luật về nhà giáo, viên chức; sinh viên sư phạm bảo đảm phù hợp với quy định của cơ sở đào tạo. Người đồng hành chủ động xin ý kiến đơn vị liên quan khi cần thiết.
4. Không sử dụng việc tham gia Chương trình để thay thế nội dung giảng dạy có thu phí, để chiêu sinh cho lớp học có thu phí hoặc để yêu cầu người học mua bất kỳ sản phẩm, dịch vụ nào.
5. Không bắt buộc học sinh tham gia Chương trình; việc tham gia của mỗi người học phải xuất phát từ sự tự nguyện của người học và người giám hộ.

Điều 6. Điều kiện riêng đối với Người đồng hành là cha mẹ, người giám hộ

1. Có con hoặc trẻ được giám hộ đang học tiểu học và tham gia Chương trình.
2. Khi Lớp có người học không phải con của mình, Người đồng hành phải thu thập và lưu giữ Phiếu đồng ý của cha mẹ, người giám hộ của từng người học đó theo mẫu của Chương trình trước khi đưa người học vào Lớp, và xuất trình khi Công ty yêu cầu.
3. Không thu bất kỳ khoản tiền nào từ cha mẹ của người học khác, kể cả tiền ăn, tiền địa điểm, quỹ nhóm gắn với hoạt động của Lớp.
4. Tự chịu trách nhiệm về an toàn, địa điểm và việc tổ chức sinh hoạt ngoại tuyến (nếu có) của nhóm người học.
5. Không chụp ảnh, quay phim, đăng tải hình ảnh, thông tin của người học khác lên mạng xã hội hoặc bất kỳ kênh nào nếu chưa có sự đồng ý bằng văn bản của cha mẹ, người giám hộ của người học đó.

Điều 7. Hồ sơ đăng ký và phê duyệt

1. Hồ sơ đăng ký gồm: Đơn đăng ký theo mẫu của Chương trình; thông tin định danh và liên hệ; thông tin nghề nghiệp hoặc quan hệ với nhóm người học; xác nhận đồng ý Quy chế; xác nhận đã được thông báo về Chính sách bảo vệ dữ liệu cá nhân và ghi nhận sự đồng ý xử lý dữ liệu theo từng mục đích.
2. Người đăng ký xác thực số điện thoại bằng mã OTP khi tạo tài khoản.
3. Công ty xem xét và phản hồi trong thời hạn 48 giờ làm việc kể từ khi nhận đủ hồ sơ. Công ty có quyền yêu cầu bổ sung thông tin, phỏng vấn ngắn hoặc từ chối hồ sơ mà không phải giải thích lý do.
4. Sau khi hồ sơ được phê duyệt, Người đồng hành được cấp tài khoản Teacher Hub và quyền tạo mã lớp.

Điều 8. Lớp và tài khoản người học

1. Người đồng hành tạo Lớp trên Teacher Hub, nhận mã lớp và chuyển mã lớp cho người học hoặc người giám hộ.
2. Người học dưới 16 tuổi chỉ được tạo tài khoản khi có sự đồng ý của cha mẹ, người giám hộ. Việc đồng ý được thực hiện trong quá trình kích hoạt tài khoản và được hệ thống lưu vết.
3. Mỗi người học chỉ tham gia một Lớp tại cùng một thời điểm, trừ trường hợp Công ty có hướng dẫn khác.
4. Công ty có quyền tạm khóa hoặc thu hồi mã lớp, tài khoản trong các trường hợp quy định tại Điều 22 của Quy chế này.
5. Đối với nhiệm vụ nói có chấm điểm, mỗi người học có tối đa 03 lần thực hiện hợp lệ. Bản ghi lỗi kỹ thuật không bị chấm 0 và không tính là một lần thực hiện hợp lệ. Kết quả trên Ứng dụng học tập phục vụ luyện tập, không thay thế điểm kiểm tra, đánh giá chính khóa của nhà trường.

CHƯƠNG III. QUYỀN VÀ NGHĨA VỤ CỦA CÁC BÊN

Điều 9. Quyền của Người đồng hành

1. Được sử dụng miễn phí ứng dụng học tập, học liệu, công cụ giao bài và báo cáo lớp trên Teacher Hub trong phạm vi Chương trình.
2. Được tham gia các buổi tập huấn, webinar và nhận bộ tài liệu hướng dẫn của Chương trình.
3. Được xem dữ liệu học tập của người học thuộc Lớp của mình phục vụ mục đích hỗ trợ học tập.
4. Được xem xét ghi nhận đóng góp theo Chương V khi Lớp đáp ứng điều kiện.
5. Được cấp giấy chứng nhận Người đồng hành ICANKID khi hoàn thành kỳ tham gia theo điều kiện của Chương trình.
6. Được chấm dứt tham gia bất kỳ lúc nào theo Điều 23.

Điều 10. Nghĩa vụ của Người đồng hành

1. Không thu phí, không nhận bất kỳ lợi ích vật chất nào từ người học, người giám hộ hoặc bên thứ ba liên quan đến việc sử dụng học liệu, ứng dụng hoặc hoạt động của Lớp.
2. Không sử dụng thương hiệu, học liệu, hình ảnh của Chương trình để quảng cáo, chiêu sinh, bán sản phẩm, dịch vụ hoặc cho bất kỳ mục đích thương mại nào.
3. Bảo mật tài khoản; không chia sẻ, chuyển nhượng, cho mượn tài khoản Teacher Hub hoặc mã lớp cho người khác sử dụng.
4. Chỉ sử dụng dữ liệu của người học trong Lớp cho mục đích hỗ trợ học tập; không sao chép, cung cấp, tiết lộ cho bên thứ ba dưới bất kỳ hình thức nào.
5. Không đưa vào Lớp người không phải là người học đã được người giám hộ đồng ý.
6. Ứng xử phù hợp với môi trường giáo dục dành cho trẻ em; không có hành vi bạo lực, phân biệt đối xử, quấy rối hay bất kỳ hành vi nào xâm phạm quyền trẻ em.
7. Thông báo kịp thời cho Công ty khi phát hiện lỗi hệ thống, sự cố về dữ liệu hoặc hành vi vi phạm Quy chế.
8. Cung cấp thông tin phục vụ việc xét ghi nhận và nghĩa vụ thuế khi được yêu cầu.

Điều 11. Quyền và trách nhiệm của Công ty

1. Cung cấp ứng dụng, học liệu, Teacher Hub và hỗ trợ vận hành miễn phí trong phạm vi Chương trình.
2. Xây dựng, công bố và cập nhật tiêu chí xét ghi nhận; tổ chức xét và chi ghi nhận theo Chương V.
3. Xác minh hồ sơ, phê duyệt, từ chối, tạm khóa hoặc thu hồi tài khoản và mã lớp theo Quy chế.
4. Bảo vệ dữ liệu cá nhân theo Chương IV và Chính sách bảo vệ dữ liệu cá nhân của Chương trình.
5. Các thỏa thuận riêng, khoản thu hoặc hoạt động do Người đồng hành tự thực hiện ngoài phạm vi Chương trình không phải hoạt động Công ty ủy quyền. Khi nhận phản ánh về hành vi vi phạm Quy chế, Công ty xác minh và xử lý theo Điều 22; trách nhiệm của từng bên được xác định theo phần việc, hành vi của bên đó và pháp luật.
6. Công ty có quyền tạm ngừng, thay đổi hoặc chấm dứt một phần hoặc toàn bộ Chương trình, có thông báo trước ít nhất 15 ngày trên website và ứng dụng, trừ trường hợp bất khả kháng hoặc theo yêu cầu của cơ quan nhà nước có thẩm quyền hoặc cần xử lý ngay sự cố an toàn thông tin hay nguy cơ xâm hại trẻ em; trong trường hợp này Công ty thông báo ngay sau khi áp dụng biện pháp.

Điều 12. Quyền và nghĩa vụ của người giám hộ của người học

1. Quyết định việc tham gia Chương trình của người học; đồng ý hoặc rút lại đồng ý đối với việc xử lý dữ liệu cá nhân của người học.
2. Được biết Lớp của con do ai phụ trách, phạm vi dữ liệu mà Người đồng hành được xem.
3. Giám sát việc sử dụng thiết bị của người học; hỗ trợ người học thực hiện bài luyện nói.
4. Phản ánh tới Công ty khi phát hiện Người đồng hành thu phí hoặc có hành vi vi phạm Quy chế.

CHƯƠNG IV. DỮ LIỆU CÁ NHÂN

Điều 13. Dữ liệu được thu thập

1. Đối với Người đồng hành: họ tên, năm sinh, số điện thoại, email, địa phương, thông tin nghề nghiệp hoặc quan hệ với nhóm người học, dữ liệu sử dụng Teacher Hub.
2. Đối với người học: họ tên hoặc biệt danh, khối lớp, dữ liệu học tập, bản ghi âm giọng nói và kết quả chấm điểm kỹ năng nói.
3. Đối với người giám hộ: họ tên, số điện thoại, email dùng để xác thực và liên hệ.

Điều 14. Mục đích và phạm vi xử lý

1. Dữ liệu được xử lý nhằm: cấp và quản lý tài khoản; cung cấp bài học và chấm điểm kỹ năng nói; lập báo cáo học tập cho người giám hộ và Người đồng hành; xét ghi nhận đóng góp; hỗ trợ người dùng; cải thiện chất lượng Chương trình.
2. Bản ghi âm giọng nói của người học được chuyển cho đơn vị cung cấp dịch vụ chấm điểm bằng trí tuệ nhân tạo là bên xử lý dữ liệu theo hợp đồng với Công ty, chỉ để phục vụ việc chấm điểm và cải thiện độ chính xác của hệ thống  trong phạm vi mục đích đã thông báo và được đồng ý. Bên xử lý không được dùng bản ghi cho mục đích riêng hoặc chuyển tiếp cho bên khác khi chưa có chấp thuận bằng văn bản của Công ty và căn cứ xử lý phù hợp pháp luật.
3. Người đồng hành chỉ được xem dữ liệu học tập của người học trong Lớp của mình. Công ty giới hạn phạm vi hiển thị dữ liệu theo vai trò trên hệ thống.
4. Công ty không bán, không trao đổi dữ liệu cá nhân của người dùng cho bên thứ ba vì mục đích thương mại.

Điều 15. Sự đồng ý và quyền của chủ thể dữ liệu

1. Việc xử lý dữ liệu của người học dưới 16 tuổi chỉ được thực hiện khi có sự đồng ý của cha mẹ, người giám hộ. Sự đồng ý được ghi nhận điện tử kèm thời điểm và phiên bản Quy chế, Chính sách áp dụng.
2. Chủ thể dữ liệu và người giám hộ có quyền truy cập, yêu cầu chỉnh sửa, xóa dữ liệu, rút lại sự đồng ý và yêu cầu ngừng xử lý dữ liệu theo quy định pháp luật.
3. Khi sự đồng ý được rút lại, Công ty ngừng xử lý và xóa hoặc ẩn danh dữ liệu liên quan trong thời hạn 30 ngày, trừ phần dữ liệu phải lưu theo quy định pháp luật.
4. Dữ liệu được lưu trong thời gian người dùng tham gia Chương trình và tối đa 24 tháng kể từ khi tài khoản ngừng hoạt động, trừ trường hợp pháp luật quy định khác.
5. Đầu mối tiếp nhận yêu cầu về dữ liệu cá nhân: [email] – [số điện thoại].

CHƯƠNG V. GHI NHẬN ĐÓNG GÓP

Điều 16. Nguyên tắc ghi nhận

1. Ghi nhận đóng góp là hình thức động viên của Chương trình đối với Người đồng hành duy trì Lớp ổn định và tạo ra kết quả học tập cho người học.
2. Ghi nhận không phải tiền công, tiền lương, không gắn với số lượng người đăng ký, không phát sinh nghĩa vụ chi trả có tính chất định kỳ của Công ty.
3. Chương trình ưu tiên các hình thức ghi nhận phi vật chất: vinh danh, bằng khen, giấy chứng nhận, cơ hội tập huấn và phát triển chuyên môn.
4. Công ty có quyền điều chỉnh tiêu chí, mức và kỳ xét ghi nhận, có thông báo trước ít nhất 15 ngày trên Teacher Hub. Điều chỉnh không áp dụng hồi tố cho kỳ xét đang diễn ra.

Điều 17. Các hình thức ghi nhận

Các mức ghi nhận, điều kiện và kỳ xét được Công ty thông báo trong từng kỳ xét.

Điều 18. Điều kiện chung để được xét

1. Người đồng hành có hồ sơ được phê duyệt, tài khoản đang hoạt động, không bị xử lý vi phạm trong kỳ xét.
2. Các chỉ số của Lớp được đo trên hệ thống của Chương trình. Số liệu trên hệ thống là căn cứ duy nhất để xét.
3. Người đồng hành có thể theo dõi tiến độ đạt điều kiện của Lớp trên Teacher Hub trong suốt kỳ xét.
4. Trường hợp phát hiện số liệu bị tác động bằng thủ thuật (tài khoản ảo, học sinh không có thật, thao tác tự động), Lớp bị loại khỏi kỳ xét và tài khoản bị xử lý theo Điều 22.

Điều 19. Hình thức chi và nghĩa vụ thuế

1. Khoản ghi nhận bằng tiền được chi qua chuyển khoản vào tài khoản ngân hàng mang tên Người đồng hành, sau khi khấu trừ thuế thu nhập cá nhân theo quy định của pháp luật.
2. Người đồng hành cung cấp thông tin cần thiết phục vụ khấu trừ và kê khai thuế. Trường hợp không cung cấp đủ thông tin, Công ty có quyền tạm dừng chi.
3. Đối với Người đồng hành là viên chức, công chức hoặc người thuộc đối tượng chịu hạn chế về việc nhận lợi ích từ tổ chức bên ngoài, Công ty áp dụng hình thức ghi nhận phi vật chất, hoặc chi qua cơ chế phù hợp với quy định pháp luật và quy định của đơn vị công tác. Người đồng hành có trách nhiệm thông báo cho Công ty nếu thuộc trường hợp này.

Điều 20. Trường hợp không được xét ghi nhận

1. Lớp không đáp ứng điều kiện xét ghi nhận được Công ty thông báo trong kỳ xét;
2. Người đồng hành đang bị nhắc nhở, tạm khóa hoặc thu hồi tài khoản trong kỳ xét;
3. Có phản ánh về việc thu phí và được xác minh là có cơ sở;
4. Số liệu của Lớp bị tác động bằng thủ thuật;
5. Người đồng hành không cung cấp thông tin phục vụ chi và kê khai thuế trong thời hạn thông báo.

CHƯƠNG VI. SỞ HỮU TRÍ TUỆ, VI PHẠM VÀ ĐIỀU KHOẢN THI HÀNH

Điều 21. Sở hữu trí tuệ và sử dụng hình ảnh

1. Công ty sở hữu thương hiệu ICANKID, chương trình, học liệu, ứng dụng, Teacher Hub và toàn bộ nội dung của Chương trình.
2. Người đồng hành được sử dụng học liệu trong phạm vi hoạt động của Lớp. Nghiêm cấm sao chép, chỉnh sửa, phân phối lại, đăng tải học liệu lên nền tảng khác hoặc sử dụng cho mục đích thương mại.
3. Việc sử dụng hình ảnh, tên, câu chuyện của Người đồng hành, người học trong hoạt động truyền thông của Chương trình chỉ thực hiện khi có sự đồng ý của người đó hoặc của người giám hộ.
4. Người đồng hành không sử dụng thương hiệu, logo của Chương trình trên ấn phẩm, kênh cá nhân khi chưa có văn bản chấp thuận của Công ty.

Điều 22. Hành vi vi phạm và hình thức xử lý

1. Các hành vi vi phạm gồm: thu phí hoặc nhận lợi ích từ người học và người giám hộ; thương mại hóa học liệu; chia sẻ tài khoản, mã lớp; sử dụng sai mục đích dữ liệu của người học; tạo tài khoản ảo hoặc tác động số liệu; ứng xử không phù hợp với môi trường giáo dục trẻ em; cung cấp thông tin sai sự thật trong hồ sơ; các vi phạm khác đối với Quy chế.
2. Tùy mức độ, Công ty áp dụng một hoặc nhiều hình thức: nhắc nhở bằng văn bản; tạm khóa tài khoản để xác minh; thu hồi mã lớp; thu hồi tài khoản và chấm dứt tư cách Người đồng hành; không xét hoặc thu hồi khoản ghi nhận đã chi; thông báo tới đơn vị công tác hoặc cơ quan có thẩm quyền khi hành vi có dấu hiệu vi phạm pháp luật.
3. Đối với hành vi thu phí người học và hành vi xâm phạm quyền trẻ em, Công ty thu hồi tài khoản ngay khi có kết quả xác minh, không áp dụng hình thức nhắc nhở.
4. Người đồng hành có quyền giải trình trong thời hạn 07 ngày kể từ ngày nhận thông báo xử lý.

Điều 23. Chấm dứt tham gia

1. Người đồng hành có quyền chấm dứt tham gia bất kỳ lúc nào bằng thông báo qua Teacher Hub hoặc kênh hỗ trợ, và có trách nhiệm thông báo cho người giám hộ của người học trong Lớp trước ít nhất 07 ngày. Nếu cần chấm dứt ngay để bảo vệ an toàn trẻ em hoặc do sự kiện bất khả kháng, Người đồng hành thông báo ngay cho Công ty và người giám hộ để Công ty hướng dẫn chuyển Lớp hoặc tiếp tục học cá nhân
2. Khi chấm dứt, tài khoản Teacher Hub bị vô hiệu hóa; quyền truy cập dữ liệu của Lớp chấm dứt. Người học trong Lớp được Công ty hướng dẫn chuyển sang Lớp khác hoặc tiếp tục học cá nhân.
3. Việc chấm dứt không làm mất quyền được xét ghi nhận đối với kỳ xét mà Lớp đã đạt điều kiện trước thời điểm chấm dứt.

Điều 24. Sửa đổi Quy chế

1. Công ty có quyền sửa đổi, bổ sung Quy chế. Phiên bản mới được đăng tải trên website, ứng dụng và Teacher Hub kèm ngày hiệu lực, thông báo trước ít nhất 15 ngày.
2. Việc tiếp tục sử dụng tài khoản sau ngày hiệu lực được hiểu là chấp nhận phiên bản mới. Trường hợp không đồng ý, người dùng có quyền chấm dứt tham gia theo Điều 23.

Điều 25. Khiếu nại và giải quyết tranh chấp

1. Mọi phản ánh, khiếu nại gửi về: [email hỗ trợ] – [số điện thoại] – Zalo OA ICANKID. Công ty phản hồi trong thời hạn 07 ngày làm việc.
2. Tranh chấp được giải quyết trước hết bằng thương lượng. Trường hợp không đạt kết quả, tranh chấp được giải quyết tại Tòa án có thẩm quyền theo pháp luật Việt Nam.

Điều 26. Hiệu lực thi hành

Quy chế này có hiệu lực kể từ ngày ..../9/2026. Các văn bản, hướng dẫn nội bộ trước đây trái với Quy chế này đều hết hiệu lực áp dụng đối với Chương trình.